Die Kunst, richtig auszubilden

Block mit Stift

cc: ugh/ZUM-Wiki

Morgen, am Montag, hat unser neuer Auszubildender seinen ersten Tag. Das wird in Deutschland tausendfach passieren. Die Grundlagen sind gesetzlich umfassend geregelt. Der Vertrag ist standardisiert. Berufsbildungsgesetz, Ausbildungsordnung und Rahmenplan legen Inhalte, Struktur, Abläufe und Verantwortlichkeiten der beruflichen Ausbildung detailliert fest. Ausbildungsbetrieb, Berufsschule und IHK haben ihre fest zugewiesenen Rollen und Erfahrungen in der klassischen dualen Ausbildung. Soweit, so gut.

Dennoch kann besonders in der Ausbildung viel falsch gemacht werden. Von allen Beteiligten. Ich werde hier in künftigen Artikeln beschreiben, wie ich in meiner Zusatzfunktion als Ausbilder neben dem Tagesgeschäft in einem mittelständischen Unternehmen die Ausbildung organisiere und gestalte, welche Herausforderungen sich stellen, und wie wir damit umgehen. Ich bin überzeugt: Es wird eine spannende, aber auch sehr erfüllende Zeit…

Die Vorbereitung

Bereits im Frühjahr hatte ich mich entschieden, dass wir zum Herbst einen neuen Ausbildungsplatz schaffen wollen. In diesem Fall soll für den kaufmännischen Bereich eine Nachwuchskraft ausgebildet werden. Vom Anforderungsprofil für unser Unternehmen ist dies der Beruf des Industriekaufmannes. Das Berufsbild können wir aber auch vom vorgeschriebenen Ausbildungsplan optimal abdecken. Die betreffenden Mitarbeiter des Bereiches unterstützten das Vorhaben und freuen sich auf die zukünftige Verstärkung. Denn wenn sich der Auszubildende gut in der Ausbildung macht, wollen wir ihn danach als Mitarbeiter übernehmen.

Selbstverständlich habe ich zunächst die rechtlichen Voraussetzungen geschaffen:

  • Unser Unternehmen ist als Ausbildungsbetrieb bei der zuständigen IHK für den gewünschten Ausbildungsberuf registriert. Bildet der Betrieb zum ersten Mal aus, besucht hierzu ein Ausbildungsberater der IHK das Unternehmen persönlich. Wir haben jedoch schon merhfach ausgebildet.
  • Es muss ein Mitarbeiter des Unternehmens zum Ausbilder bestimmt werden, der die Ausbildung verantwortlich leitet. Hierzu muss die Person persönlich, pädagogisch und fachlich geeignet sein. Für die kaufmännischen Ausbildungen in unserem Unternehmen bin ich als Ausbilder eingetragen. Neben den persönlichen Voraussetzungen (z. B. keine Verurteilung wegen Straftaten etc.) bringe ich mit einem Diplom in Betriebswirtschaft als Ausbilder z. B. für Industriekaufleute ideale fachliche Voraussetzungen mit. Die pädagogischen Fähigkeiten habe ich mir bereits vor vielen Jahren im Rahmen einer Fortbildung an der IHK angeeignet und mit einer Prüfung gemäß Ausildereignungsverordnung (AEVO) abgeschlossen.

In Zusammenarbeit mit IHK und der Agentur für Arbeit wurden eine Reihe von Bewerbern ausgewählt und zum Vorstellungsgespräch eingeladen. Ein schriftlicher Test, für den die Bewerber ca. 45 Minuten Zeit haben, prüft wesentliche mathematische Fähigkeiten (Prozentrechnen, Dreisatz, Textaufgaben) aus der kaufmännischen Praxis, aber auch die schriftliche Ausdrucksfähigkeiten. Zugleich werden die Intentionen des Bewerbers hinsichtlich seiner Ausbildungssuche ermittelt. Im anschließenden Bewerbungsgespräch kombiniere ich klassische Methoden für solche Gespräche mit speziellen Segmenten, die Rücksicht auf das Alter der jungen Bewerber sowie die für sie ungewohnte und neue Situation nehmen. Die Gespräche führe ich zusammen mit unserer Mitarbeiterin für Personal. Einerseits möchte ich eine zweite Meinung, zum anderen ist so sichergestellt, dass eine dritte Person bei den Gesprächen zugegen ist.

Üblicherweise treffen meine Mitarbeiterin und ich nach der ersten Runde eine Vorauswahl, nach einer zweiten Bewerberrunde die endgültige Entscheidung. In diesem Fall jedoch sind wir schon nach der ersten Runde von einem Bewerber überzeugt. Wir wollen die Entscheidung noch einmal überschlafen und geben ihm am nächsten Tag die Zusage. Nach Unterzeichnung des Vertrages erhalten die anderen Bewerber umgehend eine Absage, damit sie nicht unnötige Zeit auf ihre Chance hoffen.

Form und Inhalt des Vertrages sind vollständig vorgegeben. Unser Unternehmen hat bei der IHK einen Account, daher können wir den Vertrag online ausfüllen, speichern und schließlich an die IHK übermitteln. Dennoch muss der Vertrag ausgedruckt und rechtsverbindlich vom Unternehmen, vom Auszubildenden, und, wenn dieser minderjährig ist, auch durch dessen Erziehungsberechtigten unterzeichnet werden. Zusammen mit dem Antrag auf Eintragung sowie der sachlichen und zeitlichen Gliederung der Ausbildung senden wir die zwei Originalexemplare zur Registrierung an die IHK. Von der IHK kommt dann der bestätigte Vertrag zurück. Erst mit Eintragung durch die zuständige IHK ist der Vertrag zustande gekommen.

Für den Auszubildenden haben wir ein erstes Informationspaket für die Anmeldung an der Berufsschule zusammengestellt:

  • Ein Infoblatt mit den Angaben zur Berufsschule, deren Adresse, wichtige Links zur Website etc.
  • Ein Blatt mit Angaben zu unserem Unternehmen, Benennung des Ausbilders, Kontaktdaten etc.
  • Ein Formular, welches der oder die Auszubildende ausgefüllt zurückbringen soll. Darin werden der zuständige Berufsschullehrer und die Kontaktmöglichkeiten zu ihm, Berufsschulklasse und Schultage des Azubis etc. abgefragt.
  • Ein Schülerstammmblatt der Schule, welches der Azubi ausfüllen und der Schule zur Eintragung übergeben muss (haben wir uns von der Schule besorgt).

Schülerstammblatt, eine Kopie des Ausbildungsvertrages und die Bestätigung von der IHK, das der Vertrag eingetragen ist, sind hier zur Eintragung des Auszubildenden an der Berufsschule erforderlich. Mit den zusätzlichen, vorgenannten Infoblättern möchte ich die ersten Voraussetzungen für eine reibungslose Zusammenarbeit mit der Berufsschule schaffen, in dem die Ansprechpartner und deren Kontakdaten für beide Seiten frühzeitig feststehen. Achtung: Als Ausblidungsbetrieb tragen wir die Verantwortung dafür, dass der Auszubildende korrekt an der Berufsschule angemeldet wird!

Egal ob als Mitarbeiter oder als Auszubildender: Der erste Tag ist immer von besonderer Bedeutung. Er prägt maßgeblich den Eindruck des oder der “Neuen” und zeigt die Wertschätzung der Person. Für einen jungen Menschen, der nach der Schule (von einigen ersten Erfahrungen im Rahmen von schulischen Praktika oder Schülerjobs einmal abgesehen) zum ersten mal in das Berufsleben eintritt, ist dieser Tag prägend. Das sollte sich jeder bewusst machen, der die Verantwortung für die Ausbildung übernimmt.

Für unseren neuen  Auszubildenden ist ein vollständiger Arbeitsplatz eingerichtet. PC, eigener Account, Telefon etc. sind installiert. Auch wenn der Auszubildende im Laufe der drei Jahre seiner Ausbildung viele Bereiche durchlaufen und an unterschiedlichen Orten im Unternehmen tätig sein wird, hat er doch einen persönlichen Fixpunkt, an dem er nicht nur seine persönlichen Sachen lassen kann, sondern der ihm auch etwas zusätzlichen Halt gibt und zeigt, dass wir ihn als vollwertiges Mitglied unseres Teams verstehen.

Für seinen ersten Tag habe ich ein kleines, individuelles Präsent vorbereitet. Natürlich sind alle Mitarbeiter vorab informiert. Unser Plan für seine Ausbildung orientiert sich am offiziellen Plan für die Ausbildung zum Industriekaufmann, ist aber dennoch in einigen Schwerpunkten und vom zeitlichen Ablauf an die Besonderheiten unseres Unternehmens angepasst.

Morgen kann es also losgehen. Ich freue mich…

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